آڈٹ کے عملی مراحل

آڈٹ کے عملی مراحل

تحریر:ڈاکٹرظہوراحمد  دانش

دوٹھلہ نکیال آزادکشمیر

کسی بھی ادارے میں معیار اور شفافیت برقرار رکھنے کے لیے آڈٹ ایک لازمی عمل ہے۔ یہ صرف کاغذی کاروائی نہیں بلکہ ایک مکمل مشاہداتی اور تجزیاتی نظام ہے جس کے ذریعے ادارے کے عمل، ریکارڈ اور کارکردگی کو طے شدہ معیار کے مطابق پرکھا جاتا ہے۔

افتتاحی میٹنگ (Opening Meeting)

آڈٹ کا پہلا قدم ایک باضابطہ میٹنگ ہے جہاں آڈیٹر ادارے کے ذمہ داران کے ساتھ مقاصد، دائرہ کار اور شیڈول پر بات کرتا ہے۔
مثال: ایک فوڈ پروسیسنگ کمپنی میں آڈیٹر افتتاحی میٹنگ میں HACCP اصولوں کے تحت آڈٹ پلان سمجھاتا ہے تاکہ ٹیم تمام تقاضوں سے واقف ہو سکے۔

سائٹ وزٹ اور شواہد اکٹھا کرنا
آڈیٹر براہِ راست پروڈکشن ایریا یا متعلقہ سائٹ کا دورہ کر کے مشاہدہ کرتا اور شواہد جمع کرتا ہے۔
مثال: حلال میٹ پروسیسنگ پلانٹ میں آڈیٹر ذبح کے مقام پر جا کر آلات، پانی کے استعمال اور صفائی کے انتظامات دیکھتا ہے۔

ملازمین سے سوال و جواب
عملی ٹیم سے ان کے روزمرہ طریقۂ کار اور پالیسیز کے بارے میں سوالات کیے جاتے ہیں تاکہ اصل عمل اور دستاویزات میں یکسانیت کی تصدیق ہو سکے۔
مثال: ایک ڈیری پلانٹ میں آڈیٹر لیب ٹیکنیشن سے دودھ کے پاسچرائزیشن درجہ حرارت کے ریکارڈ کے بارے میں سوال کرتا ہے۔

ریکارڈ ریویو اور سیمپلنگ
جمع شدہ شواہد کے ساتھ ساتھ آڈیٹر لاگ بکس، پروڈکشن ریکارڈ اور ٹیسٹنگ رپورٹس کا جائزہ لیتا اور نمونے حاصل کرتا ہے۔
مثال: HACCP آڈٹ کے دوران تیار شدہ بیچ کے پروڈکشن ریکارڈ اور لیبارٹری رپورٹس کو چیک کیا جاتا ہے تاکہ فوڈ سیفٹی کے تقاضے پورے ہوں۔

قارئین:

ایک بین الاقوامی Halal Lead Auditor جب پاکستان کے ایک بڑے گوشت ایکسپورٹ پلانٹ کا آڈٹ کرتا ہے تو افتتاحی میٹنگ میں اپنے تقاضے بیان کرتا ہے، سائٹ وزٹ کے دوران ذبح کے عمل کو OIC/SMIIC معیار کے مطابق دیکھتا ہے، پروڈکشن ٹیم سے سوال کرتا ہے کہ ذبح کے وقت بسم اللہ کیسے پڑھی جاتی ہے، اور آخر میں تمام ریکارڈ اور سیمپلنگ رپورٹس کا تجزیہ کر کے اپنی فائنل رپورٹ تیار کرتا ہے۔

آڈٹ کا عملی عمل محض کاغذی تصدیق نہیں بلکہ ایک منظم اور سائنسی مرحلہ ہے جو ادارے کی اصل کارکردگی کو جانچنے اور معیار کو بلند رکھنے میں بنیادی کردار ادا کرتا ہے۔ یہی عمل کسی بھی کمپنی کو عالمی سطح پر اعتماد اور سرٹیفیکیشن دلانے کا سب سے مؤثر ذریعہ بنتا ہے۔